„Zapomnieliśmy”, „faktura nie dotarła”, „sami czekamy na przelew”, „pani z księgowości ma urlop”… To przykłady wymówek, które możemy usłyszeć czekając na zaległy przelew. Jak długo możemy jednak być wyrozumiali?
Z różnych powodów zdarza się, że nie upominamy się o należność od razu po upłynięciu terminu na fakturze. Być może ufamy ludziom i mamy nadzieję, że szybko sami uiszczą należność. Być może zależy nam na danym kontrahencie i chcemy być z nim w dobrych stosunkach. Ciche oczekiwanie na zapłatę może się jednak okazać bardzo szkodliwe. Kilka dni może się przerodzić w tygodnie, tygodnie w miesiące, badania zaś wykazują, że im starszy dług, tym bardziej maleje nasza szansa na zobaczenie zaległego przelewu. Mogą nas też uprzedzić inni wierzyciele. Kiedy więc zacząć ściąganie należności z niezapłaconej faktury?
Odpowiedź brzmi: jak najszybciej! Nie musimy oczywiście od razu, pierwszego dnia po terminie, biec do sądu. Często wystarczy samemu nawiązać bezpośredni kontakt z dłużnikiem i przypomnieć mu o zaległej spłacie. Dzwońmy, wysyłajmy SMS-y, piszmy maile, a jeśli to nie da skutku, wysyłajmy pisma. Dobrze jest być uprzejmym, ale i asertywnym – nie chcemy ani tracić klienta, ani przyzwyczajać go do zbytniej pobłażliwości. Wiadomości i pisma koniecznie zachowujmy. Jeśli sprawa trafi do sądu, będą stanowiły cenne dowody.
Jeśli nasz dłużnik nie odbiera telefonu i nie odpisuje na wiadomości lub też w nieskończoność składa puste obietnice spłaty „już jutro, już do końca tygodnia”, jest to sygnał, że musimy szybko podjąć bardziej stanowcze kroki. Możemy wtedy pozwać dłużnika do sądu, który zadba o skuteczne rozwiązanie sprawy.
Jak widać, musimy zatem zacząć działać jak najprędzej. Bierność może doprowadzić nas do zagrożenia, a nawet utraty płynności finansowej, co pogorszy też reputację naszej firmy. Potencjalni kontrahenci mogą pomyśleć, że jesteśmy nieprofesjonalni i łatwo nas wykorzystać, a tego przecież również nie chcemy.
